Информационные технологии в управлении строительством.

Качество ведения исполнительной документации - одно из самых «уязвимых» мест в работе подрядных организаций, выявляемое в ходе проверок строящихся объектов органами государственного строительного надзора. Уровень этого качества является функцией наличия соответствующего опыта у линейных инженерно-технических работников (ИТР), темпов строительства, организации контроля за управлением качеством строительства, ведением исполнительной документации и т.п.
И это можно понять - в подавляющем большинстве подрядных организаций исполнительная документация ведется в бумажном виде, документы заполняются вручную, в лучшем случае - с использованием шаблонов Excel и Word. Большая часть данных повторяется от документа к документу, что позволяет их просто копировать, размножая, таким образом, и допущенные ошибки, что в процессе эффективного управления строительством не допустимо.
Управление строительством - весьма трудоемкий процесс, практически не оставляющий линейным ИТР времени на отслеживание изменений в законодательстве, поэтому многие подрядчики по сей день используют даже устаревшие формы документов.
Большие объемы документооборота часто не позволяют на должном уровне осуществлять контроль хода строительства.
Но так ли все безнадежно и есть ли современные способы повышения качества ведения исполнительной документации, и как следствие - эффективного управления строительством? Конечно, есть, прежде всего, это внедрение в практику работы подрядных организаций специального прикладного программного обеспечения, алгоритмы которого содержат накопленный опыт ведения всей используемой в строительстве документации, контроля исполнения документов, планирования и др.
Все это реализовано в программе автоматизированного ведения исполнительной и производственной документации «Стройформ: Строительный контроль», предназначенной для качественного управления строительством.
Имеет смысл кратко рассмотреть возможности практического применения программы «Стройформ» на некоторых этапах строительного производства.
В силу высокой материалоемкости строительство невозможно без поступления на объект материалов, причем организация их входного контроля в управлении строительства обязательна. Как правило, это сводится к получению материала и сдаче накладных в бухгалтерию, в лучшем случае собираются сертификаты и предпринимаются периодические попытки ведения журнала входного контроля, зачастую задним числом, что приводит к несоответствиям в записях исполнительной документации, что недопустимо в управлении строительством.
Такая практика в дальнейшем не может не сказаться, в частности, на этапах оформления актов освидетельствования скрытых работ, промежуточной приемки ответственных конструкций, другой документации, где необходимы ссылки на документы качества материалов.

В подрядных организациях, руководители которых понимают необходимость выполнения этой важной, но достаточно рутинной работы в управлении строительством, имеется специальная штатная единица, которая, кстати, тоже не всегда в силах качественно выполнить эту работу.
Программа «Стройформ» автоматизирует (чем существенно ускоряет) процесс внесения в базу персонального компьютера информации о материалах, обязательно напоминая, например, о пропуске важной информации (единица измерения, количество) при вводе товарно-транспортных накладных. Сканированный документ о качестве материала «привязывается» к записи о поступившем материале, при этом бумажные оригиналы хранятся в ПТО или бухгалтерии. Все это заметно упрощает организацию управления строительством.
В единой базе «Стройформ» организовано хранение данных, внесенных в разных местах и разное время, например, информация о качестве материалов вносится в базу данных в момент получения материала на стройплощадке, а сканирование документов и их привязка к записям о материале производится камерально в офисе.
Далее в ходе управления строительных работ материалы укладываются в дело. Будучи материально ответственным, производитель работ получает материал, организовывает работу персонала, контролирует соблюдение строительных технологий (при условии, что он их знает). Даже, если у него имеется полный комплект проектной и рабочей документации, проекты производства работ, технологические карты, схемы операционного и приемочного контроля – большая редкость в управлении строительством. Если они все-таки имеются на объекте, то, как правило, не привязаны к реалиям конкретного объекта и не выполняют своей главной задачи - помочь производителю работ качественно производить работы и управлять строительством. Читать СНиПы, ГОСТы и другую нормативную документацию ему некогда, его задача - строить и управлять строительством, в идеале - конкретные выжимки из массы нормативной документации он должен получать от технической службы организации. На качественное (и своевременное) управление строительством: ведение журналов работ, составление актов освидетельствования скрытых работ и промежуточной приемки ответственных конструкций у производителя работ, как правило, или не хватает времени, или он просто не знает, как правильно это сделать, или он не склонен к камеральной работе.
Ведению исполнительной документации на курсах повышения квалификации не обучают, реально этому можно научиться только у человека, который долгое время вел ее сам. Программа «Стройформ: Строительный контроль» - первая в России попытка аккумулирования таких знаний в рамках одной программы с той целью, чтобы эта информация стала доступной для любого прораба, независимо от качества его образования, полученного производственного опыта, наличия толкового наставника и т. д.
Программа «Стройформ» позволяет автоматизировать ведение журналов работ, исключив однообразную работу по дублированию записей в разных документах. Например, при выполнении каменной кладки в определенных осях и отметках в течение нескольких дней нет необходимости дублировать эту запись в журнале, достаточно двойным щелчком мыши один раз включить эту работу в перечень работ с указанием дат ее производства и журнала, в котором это фиксируется. Так же и при составлении акта освидетельствования скрытых работ достаточно выбрать наименование работы, остальные необходимые данные (отметки, даты, участники освидетельствования, номера документов качества) по указанной работе заполнятся автоматически, а сформированное название акта скрытых работ ляжет в реестр актов.
На основе актов скрытых работ в «одно нажатие» заполняются акты освидетельствования ответственных конструкций. Аналогичная технология переноса информация применяется при составлении актов разбивки осей на местности, освидетельствования геодезической разбивочной основы, освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения, приемки подземной части здания (нулевого цикла) и т.д.
Кроме того, к работам привязываются проектная документация, исполнительные схемы, рабочие чертежи, результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний, технические условия, акты испытаний и опробований и т.д.
К каждому документу прикрепляются сканированные оригиналы документов, чертежи, выполненные средствами AutoCAD, Word-документы, а также абсолютно любые файлы. Таким образом, определившись с необходимой работой, пользователь получает по ней полную информацию, кроме того, ведение любого специального журнала работ превращается в один щелчок мышью для каждой работы.
Описанная выше автоматизация обеспечивает мониторинг состояния исполнительной документации. Во-первых, программа предупреждает об ошибках уже на этапе ввода данных, проверяя их по базе данных, имеющей отношение к вводимой информации, и рассчитывает допустимые значения. Во-вторых, после ввода формируются оперативные отчеты, которые не только показывают наличие ошибок и неточностей, распределяя их по значимости, но и дают рекомендации по их исправлению.
Выходные документы включают все традиционные используемые формы, однако для учета дополнительных особенностей работы предприятия программа содержит генератор отчетов, позволяющий сформировать под пользователя любой аналитический отчет.
Часто в подрядной организации проблемно ведение проектной документации, понимание ее наличия, согласования и т.д. Иногда невозможно найти, у кого находится нужный раздел, кто его проектировал, согласован ли он с Заказчиком, есть ли файлы с оригиналами чертежей и т.п.
Пользование программным комплексом позволяет решить данную проблему, обеспечивая удобный поиск проектной документации, многоуровневое ведение с необходимой вложенностью: том, раздел, книга, лист.
Часто инспекторские проверки государственного строительного надзора выявляют наличие просроченной документации. Автоматизированное ведение разрешительной документации позволяет не только хранить документы в электронном виде, но контролировать сроки их действия с напоминанием об их истечении. Программа «Стройформ» решает эту задачу двумя способами: оперативный отчет с цветовым разделением и фильтрацией параметров документа, и автоматическое напоминание ответственному лицу.
Программный комплекс «Стройформ» позволяет вести документооборот в электронном виде с регистрацией входящей и исходящей корреспонденции, договоров, приказов и т.д. Кроме того, программа содержит функцию автоматизированного формирования документов по шаблонам пользователя. Составление шаблона займет совсем немного времени, зато в дальнейшем по шаблону документ формируется нажатием «одной кнопки», включая необходимые наименования, ФИО, адресатов и т.д.
Программа позволяет оперативно руководить работой сотрудников, автоматически добавляя в планы их работы наложенные резолюции и поручения. Сотрудник мгновенно извещается о новом задании, кроме того, программа напомнит ему о невыполненном поручении. Это позволяет каждому сотруднику эффективно планировать свою деятельность, а руководителю - оперативно контролировать выполнение его поручений и планировать новые задания.
Программа «Стройформ» позволяет гибко реализовать проблему нумерации документов – пользователь самостоятельно настраивает нумерацию любых документов, объектов и т.д., используя широкий ассортимент параметров для создания номера.

Разработка программы «Стройформ» ведется с использованием самых передовых технологий, в частности, модуль настройки и контроля прав доступа пользователей к информации весьма гибок, позволяет настраивать права доступа к документам не только для групп пользователей, но и для лиц, принимавших участие в его создании и дальнейших изменениях. В совокупности с журналом событий, фиксирующим все изменения в базе данных, легко установить исполнителя удаления или изменения документа.
Удобный и быстрый обмен между базами данных участников строительства обеспечивает оперативную работу с подрядчиками (субподрядчиками) на строящемся объекте. При этом базу данных можно вести на объекте, консолидировать всю информацию в офисе и после обработки передавать необходимую информацию Заказчику.
Программа не содержит строгого требования работы на однотипных СУБД или в единой базе, поддерживая различные типы баз данных для локальных, сетевых и интернет-режимов работы и обеспечивая перенос данных между различными СУБД.
Достаточно объемный функционал не «утяжеляет» программу, она достаточно проста и интуитивно понятна пользователю.
Целью разработчиков было обеспечение стабильной «командной» работы всем участникам системы контроля качества строительного производства, максимальный учет интересов и подрядчиков, и заказчиков, и технического надзора. Столь интересующая заказчика объективность внесенной информации гарантируется режимом «Экспертиза исполнительной документации», отчет по которому содержит все допущенные в ней несоответствия, ошибки и пропуски, что позволяет своевременно приводить исполнительную документацию в идеальный порядок. Не скрою, этот режим очень полезен для инспекторского состава государственного строительного надзора, поскольку весьма существенно сокращает время на проверку исполнительной документации, позволяя инспектору большее время находиться на самом строящемся объекте.
Программа «Стройформ» предоставляет заказчику возможность осуществления оперативного контроля хода строительства объекта дистанционно через Интернет-пространство, что позволяет внутренним службам организации, осуществляющим технический надзор и строительный контроль, оперативно мониторить состояние исполнительной документации (журналы работ, акты освидетельствования срытых работ) без посещения объекта.